Hoe ervaren collega leidinggevenden het leidinggeven op afstand?

Wij vroegen het aan Danielle Vermeulen, Area Manager bij Adecco Managed Services voor heel Zuid-Nederland. In deze rol is ze operationeel, commercieel en financieel eindverantwoordelijk voor alle onsite vestigingen van Adecco in Zuid-Nederland.

 

Wat was voor jou de grootste uitdaging aan het werken op afstand?

Mijn direct reports zijn de Regional Client Managers die subteams aansturen en verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse operatie in deze teams. Zoals het behalen van KPI’s, omzetproductiviteit, arbeidsmigranten huisvesten. Door corona waren ze ineens niet meer in de gelegenheid om de klantensites frequent te bezoeken, waardoor ze veel minder geïnformeerd waren dan voorheen. Je kunt je voorstellen als je als Adecco een vestiging onsite hebt, je dagelijks meerdere bezoekjes krijgt van teamleiders en uitzendkrachten. Zo ben je direct geïnformeerd over de wijzigingen op planning en ben je direct op de hoogte als er escalaties zijn. Nu misten zij elkaar als collega’s (iedereen werkte en plande vanuit huis) en ook de uitzendkrachten hadden geen live contact meer met de teamleden. Voor de klant waren wij niet meer zichtbaar aanwezig (kantoor Adecco onsite was gesloten) en ging alles via telefoon en Teams meetings. De hectiek van een onsite dienstverlening past niet bij een offsite omgeving.

 

Heb je hiervoor oplossingen gevonden?

Ik heb dagelijks een ‘huddle’ ingezet met mijn direct reports: een dagstart met het team om op een Leanwijze de belangrijkste taken en KPI’s te bespreken. Hierdoor wist iedereen waar de ander mee bezig was en wat er dagelijks gedaan moest worden. We gebruikten een vaste agenda, waarbij goed doorvragen heel belangrijk is. En het creatief inspelen op de uitdagingen die onverminderd doorgingen was een must.

 

Hoe zorgde je ervoor dat iedereen betrokken blijft? Ook op afstand?

Vooral de sociale contacten, de gezelligheid, het stoom afblazen met elkaar na een escalatie, dat wordt gemist. We communiceerden op een gegeven moment alleen nog maar taakinhoudelijk. Ik heb toen een maandelijkse een online pubquiz georganiseerd. En we hebben waar mogelijk ook 1:1 live ontmoetingen gehad op locaties buiten kantoor, met inachtneming van de 1,5 meter natuurlijk. En dat heeft goed gewerkt.

 

Zijn er ontwikkelingen die je wilt vasthouden als iedereen weer op kantoor is? Of die je bijvoorbeeld juist nu versneld gaat doorvoeren?

Ik denk niet dat we dit jaar (of zelfs volgend jaar) weer helemaal naar kantoor teruggaan zoals vroeger. We blijven waarschijnlijk in A/B roosters werken en zullen dus in kleinere teamsamenstelling live met elkaar blijven samenwerken. Mede hierdoor heb ik besloten om onze huddles met een vaste structuur in verschillende settings voor de rest van het jaar te plannen. Hiervoor ga ik een procesmanager betrekken, die erop toe ziet dat dit op een professionele en Lean werkwijze gebeurt. Zodat we deze nieuwe manier van werken gelijk goed doorvoeren en het direct ook een kans is om Lean samenwerken verder te optimaliseren.