Waarom investeren in trainingen als het niet helder is of ze bijgedragen aan de organisatiedoelen?
“Wat levert deze leiderschapstraining op voor onze organisatie?” Een terechte vraag die door veel directies gesteld wordt. Immers, waarom zou je investeren in trainingen als het niet helder is òf en in welke mate ze bijdragen aan de doelen van je team of organisatie? In dit blog laat ik je zien hoe wij vanuit MAEK Academie op een valide wijze aantoonbaar maken wat een training oplevert. Sterker nog, wij maken zelfs de ROI (return on investment) van trainingen op valide wijze in kaart brengen.

Bespaar het lezen van dikke boeken
Er zijn boeken volgeschreven over hoe je aantoonbaar maakt wat trainingen en programma’s opleveren. In dit blog geef ik een samenvatting van de belangrijkste stappen en meetmogelijkheden die je kunt inzetten om het resultaat van jouw trainingen aantoonbaar te maken in de praktijk.

Een rendement van 163% op een leiderschapsprogramma
In een eerder onderzoek heb ik in samenwerking met een internationale financiële dienstverlener, een ROI van 163% aangetoond op het leiderschapsprogramma dat zij hadden ingekocht. Ofwel, elke geïnvesteerde euro in het programma levert de organisatie € 1,63 op. Hierbij zijn alle kosten meegenomen, dus niet alleen de kosten voor het trainingsbureau en de locatie, maar ook de interne project-uren en de out-of-office tijd van de deelnemers. Het vraagt wat data-analyse en rekenwerk, maar het is daadwerkelijk mogelijk om op valide wijze aan te tonen wat trainingen en ontwikkeltrajecten de organisatie concreet opleveren.

“If learning has value, show the value.
Otherwise it will be costs and costs will be cut”.
(ROI Institute)

De ROI van Leren en Presteren
In onderstaande piramide zie je hoe je op verschillende niveaus de impact van trainingsprogramma’s in kaart kunt brengen:

Deze piramide is ontwikkeld door Jack Philip, grondlegger van de Internationale ROI Methodology. Zijn methodologie is vergelijkbaar met de bekende aanpak van KirkPatrick. Het model van Philips gaat echter nog een level verder door ook het rendement (ROI) van programma’s in kaart te brengen. Als één van de weinigen (<20) in Nederland heb ik de internationale certificering in de Phillips ROI MethodologyTM.

Uiteindelijk gaat het om de verbetering van prestaties.

Zoals je ziet bestaat de piramide uit twee onderdelen:
1. De ROI van leren:
Dit is het leerrendement, ofwel hier meet je wat deelnemers daadwerkelijk geleerd hebben.

2. De ROI van presteren:
Hierbij toon je aan wat het geleerde concreet heeft bijgedragen aan zowel het bedrijfsresultaat als de -organisatiedoelen. Ofwel, hier maak je inzichtelijk hoe de training zich terugbetaald aan de organisatie.

De 5 niveaus van impact meten
Er zijn 5 niveaus (ook wel levels genoemd) van meten om de ROI van leren en presteren in kaart te brengen. Om te begrijpen wat deze levels inhouden en hoe je ze kunt toepassen in de praktijk licht ik ze alle 5 nader toe aan de hand van een voorbeeld. Casus: Je bent Hr/L&d verantwoordelijke. Jouw organisatie heeft recent nieuwe leiderschapscompetenties gekozen en aan jou de vraag om een effectief trainingsprogramma in te richten waarmee deze competenties “ingetraind” worden.

Level 1: Leertevredenheid
Het onderste level in de piramide gaat over het meten van de leertevredenheid. Hier meet je hoe tevreden de deelnemers zijn over het programma, over de trainer de locatie, etc. . De meest gangbare manier waarop dit gemeten wordt is met een (online) vragenlijst na de training. Dit level is eigenlijk een hygiënefactor die op orde moet zijn om de daadwerkelijke impact van het programma in kaart te brengen.

Level 2: Geleerde Kennis en Vaardigheden
Het meten wordt al relevanter als we kunnen meten hoe de training heeft bijgedragen aan het toe-eigenen van kennis en vaardigheden. Voortbordurend op de casus kan het leerdoel op dit level bijvoorbeeld zijn: “Deelnemers kennen de nieuwe leiderschap competenties en kunnen het bijbehorende gedrag toepassen”.

Mogelijkheden om dit te meten zijn o.a.:

  • Een kennistoets na de training over de competenties en bijbehorende gedragingen;
  • (Online) simulaties waarin leidinggevenden het gewenste gedrag laten zien.

Level 3: Toepassing praktijk
De aangeleerde kennis en vaardigheden worden pas echt relevant als de deelnemer deze in de praktijk weet toe te passen. Dit noemen we ook wel de transfer naar de praktijk. In de veilige trainingsomgeving een lastig leiderschapsgesprek voeren is toch echt anders dan dit te doen in ‘the heat of the moment’ van de dagelijkse praktijk. Voortbordurend op de casus, wil je op dit level graag inzichtelijk maken of de leidinggevende ook echt het gedrag van de gewenste leiderschapscompetenties laat zien in de dagelijkse aansturing.

Hier worden de data die je meet echt interessant omdat het nu niet meer over de impact van leren gaat, maar over de impact op presteren. De cruciale vraag is, hoe meet je dat dan?

Er zijn verschillende meetmogelijkheden op dit level; ik deel graag twee voorbeelden:

  • Een 180/360 graden meting:
    Een deelnemer kan zelf vinden dat zijn gedrag in de praktijk is verbeterd, maar de kwaliteit van jouw data is veel sterker als je de leidinggevende (180 graden) en eventueel meerdere stakeholders (360 graden) vraagt aan te geven of de deelnemer ander gedrag laat zien naar aanleiding van de leiderschapstraining. Idealiter is er een 360 graden nul- en eindmeting om de progressie aan te tonen.De nieuwe competenties moeten ingetraind zijn (de voorbeeld casus);
  • Observatie is ook een veel ingezet meetinstrument. Bijvoorbeeld het observeren van een teamoverleg geeft helder weer in welke mate het gewenste gedrag wordt toegepast.

 

Level 4: Resultaat
Welk doel willen we behalen met deze training? Vaak formuleren we doelen als:

  • De nieuwe competenties moeten ingetraind zijn (de voorbeeld casus);
  • De deelnemers moeten het programma minimaal met een 8 beoordelen.

Dit zijn mooie doelen voor level 1 en 2 – ROI on Learning – maar niet om aan te tonen hoe een training bijdraagt aan de business- / organisatie doelen.

Voorbeelden van doelen op dit level voor leiderschapstrainingen zijn:

  • 20% verzuim reductie in 2020;
  • 15% omzet groei in 2020;
  • De gemiddelde klantbeoordeling stijgt van 7.5 naar 8.0;
  • De medewerkerstevredenheid stijgt met 10%.

Welk doel wil jij bereiken met jouw trainingsprogramma?

We gaan weer even terug naar onze casus waar het doel is ‘de nieuwe leiderschap competenties moeten in getraind worden’. Vaak zit hier een dieperliggende vraag onder. Immers, de gekozen competenties zijn niet willekeurig bedacht, maar zijn de competenties waarmee de organisatiedoelen gerealiseerd moeten worden. De interessant vraag is: Kun je een van deze organisatiedoelen aan het trainingsprogramma koppelen?

Eén van de organisatie doelen kan zijn: het verzuimpercentage is onder de 2,5%. Dit is een concreet doel om te koppelen aan een leiderschapstraining. Immers, een goede training leert deelnemers hoe het talent van mensen optimaal te benutten zodat ze in hun kracht staan. Maar ook hoe hou je medewerkers vitaal en signaleer je op tijd dat het niet zo goed dat om verzuim te voorkomen. En natuurlijk ook, hoe voer je dan op de juiste manier verzuimgesprekken om langdurig verzuim te voorkomen. Het toepassen van deze leiderschap interventies zou ook een meetbaar effect op het verzuim moeten hebben.

Een goed ontwikkeld trainingsprogramma draagt bij aan het team-/organisatiedoel!

Hoe meet je dan het resultaat?
In dit voorbeeld is het monitoren van de verzuimcijfers een valide manier om data te verzamelen.
Dit kan als volgt, een 0-meting voorafgaand aan het leiderschap programma. Een tussenmeting aan het einde van het programma en een eindmeting een jaar na het programma, om ook de effecten op middellange termijn vast te stellen.

Cruciaal: Isolating the effects
Dit is de meest belangrijke en ingewikkelde fase in het aantoonbaar maken van de impact van trainingen is het ‘isoleren van de effecten’. In deze fase dient inzichtelijk gemaakt te worden in welke mate de verbeteringen in cijfers toe te wijzen zijn aan het programma? In het geval van de doelstelling minder verzuim, zijn er natuurlijk vele variabelen die het verzuim beïnvloeden.
Vanuit de ROI Methodologie zijn er diverse technieken om het effect van de training te isoleren.

Hierbij 3 voorbeelden:
1. Een controle groep;
2. Trendlijnen in verzuimcijfers;
3. Inschatting van de deelnemer/leidinggevende.

Level 5: ROI – return on investment
Wanneer de resultaten valide geïsoleerd zijn is het mogelijk om de opbrengst van het programma in kaart te brengen. Het ziekteverzuim is bijvoorbeeld gedaald van 3,5% naar 2,5% en dit is voor 35% toerekenbaar aan het programma. Door in kaart te brengen wat ziekteverzuim kost voor een organisatie is vervolgens relatief makkelijk door te rekenen wat het programma financieel concreet heeft opgeleverd.

Om de ROI te berekenen is het belangrijk dat je natuurlijk ook alle kosten in beeld hebt.
Denk hierbij aan:

  • Locatiekosten;
  • Inzet trainers;
  • Materiaalkosten;
  • Out-of-office tijd van de deelnemers;
  • Projectkosten.

Wanneer de opbrengt van het programma helder is evenals de kosten is de laatste stap om de ROI formule toe te passen:

Deze aanpak is cruciaal voor strategische programma’s.

Niet elk trainingsprogramma leent zich om op alle levels te meten: Voor een tweedaagse training gaat een meting op 5 levels veel te ver. Deze trainingsperiode is ook te kort om valide data te verzamelen. Voor belangrijke strategische programma’s in de organisatie waar veel tijd en budget in geïnvesteerd wordt is het echter zeer de moeite waard om op alle 5 levels de impact van je trainingsprogramma inzichtelijk te maken. Denk hierbij aan Management Development Programma’s, Young Professionals Programma’s en strategische programma’s op het gebied van Vitaliteit en Duurzame Inzetbaarheid.

Belangrijkste conclusies
1. Bepaal voorafgaand aan een trainingsprogramma elke team- of organisatiedoelen je hiermee wil bereiken;
2. Vertaal deze doelen vervolgens door naar de verschillende levels. Ofwel, welk gedrag moeten deelnemers kunnen laten zien om de doelen te behalen? Welke kennis en vaardigheden hebben ze daarvoor nodig? En de laatste vraag is, hoe moet dan het programma eruitzien?

Wil je weten wat onze ROI-aanpak voor jouw organisatie kan betekenen? Mail: mvandenbroek@maekacademie.nl of bel : 085-0604675.
Kijk voor ons gehele aanbod op www.maekacademie.nl.

Over MAEK Academie
MAEK Academie ontwikkelt high impact maatwerk trainingen en trajecten op de expertises: Leiderschap, Teamontwikkeling, Persoonlijke ontwikkeling, Talentontwikkeling en Duurzame Inzetbaarheid. Onze resultaatgerichte aanpak staat hierbij centraal waarbij we zorgen dan de mensen aantoonbaar het verschil gaan Maeken in hun organisatie!.

De auteurs
Hoofd auteur: Mariëlle van den Broek, Directeur en Senior Trainer/ Organisatieontwikkelaar bij Maek Academie.
Coauteur: Patricia Maas, Directeur en Senior Organisatieontwikkelaar bij MAEK Academie.